Characteristics and Features of MS-Access in Hindi

 

1. Table: Table किसी डेटाबेस साफ्टवेयर का महत्वपूर्ण Object होता है। इसका प्रयोग डेटा को rows व columns के रूप स्टोर करने के लिए किया जाता है। इसमें Rows को Records तथा Columns को Fields कहा जाता है। इस प्रकार Table किसी व्यक्ति, वस्तु, लेनदेन आदि से संबंधित Records का Collection होता है।

2. Query: Query डेटाबेस साफ्टवेयर में स्टोर डेटा के बारे में पूछे जाने वाले Questions को कहा जाता है। इसका प्रयोग डेटाबेस से कोई जानकारी प्राप्त करने के लिए किया जाता है। साथ ही इसकी सहायता से डेटाबेस में विभिन्न प्रकार के Calculations भी किए जाते है।

3. Form: Form का प्रयोग Table में डेटा को इनपुट कराने के लिए किया जाता है। वैसे तो डेटा को हम सीधे ही Table में इनपुट करा सकते है। किन्तु कई परिस्थितियों में Form के माध्यम से डेटा इनपुट करना अधिक सुविधाजनक होता है।

4. Report: Report किसी Data का Organized व Summarized तरीके से प्रस्तुतीकरण होता है। यह कार्य MS-Access की सहायता से बहुत आसानी से किया जा सकता है। हम MS-Access में स्टोर डेटा पर विभिन्न प्रकार से Report तैयार कर सकते है जो कार्य से संबंधित निर्णय लेने में सहायता करते है।

5. Macros: Macro Access का महत्वपूर्ण Feature होता है। इसकी सहायता से हम एक जैसे कार्यो के लिए Macro Program बना सकते है जिसे Click करने पर ये सारे कार्य एक ही बार में हो जाते है। इस प्रकार Macro किसी कार्य को जल्दी करने में हमारी मदद करता है।

6. Modules: Module Access का Advance Feature होता है। इसकी सहायता से हम अपनी जरूरत के अनुसार Access में Programming कर नये Feature जोड़ सकते है। इसमें Programming करने के लिए Visual Basic for Applications (VBA) Programming Language का प्रयोग किया जाता है।

7. Relationships: Access में डेटाबेस फाईल के अंदर एक से अधिक Table हो सकते है और हमें इन सभी Tables से एक ही समय में जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता हो सकती है। यह कार्य Access के Relationship Tool की सहायता से किया जाता है।

8. Import/Export: हम किसी अन्य प्रोग्राम जैसे—Excel, dBASE, SQL Server, Website आदि से Access में डेटा को Import कर सकते है तथा Access में स्टोर डेटा को इन प्रोग्राम में Export भी कर सकते है। साथ इसके डेटा को PDF, XPS, Word File, Text File आदि के रूप में भी Export किया जा सकता है।

9. Search, Sort and Filter: Access में बहुत सारे Records होने पर किसी Record को आसानी से Search किया जा सकता है। इसमें हम Records को Ascending व Descending Order में Sort भी कर सकते है। साथ ही किन्हीं विशेष Records को Filter करके भी देख सकते है।

10. Security: Access में हम बनाए गए डेटाबेस में पासवर्ड डालकर उसे सुरक्षित रख सकते है। यह उस समय बहुत उपयोगी होता है जब डाक्यूमेंट बहुत सीक्रेट हो और उसे ई-मेल करके कहीं भेजना हो।

 

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